Odpowiedzi na pytania wykonawców dotyczące zapytania ofertowego na kompleksowa Obsługę bankową budżetu Gminy Nowosolna oraz jej jednostek organizacyjnych w okresie od 01.07.2024r. do 31.12.2026r.
Łódź, dnia 12.06.2024 r.
Gmina Nowosolna
Adres: ul. Rynek Nowosolna 1
Miejscowość: 92 – 703 Łódź
NIP: 728-256-22-72
REGON: 472057780
Tel.: +48 42 616-45-00
Strona internetowa: https://www.gminanowosolna.pl/
E-mail:
Wykonawcy biorący udział
w postępowaniu ofertowym
Dotyczy: Zapytanie Ofertowe pn.: „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Nowosolna oraz jej jednostek organizacyjnych w okresie od 01.07.2024 r. do 31.12.2026 r.”
ODPOWIEDZI NA PYTANIA WYKONAWCÓW
Zamawiający poniżej udziela odpowiedzi na zadane przez Wykonawców pytania w zakresie opisu przedmiotu zamówienia.
Pytanie 1
Prosimy o potwierdzenie, że codzienna konsolidacja sald wskazanych rachunków ma odbywać się w sposób wirtualny, bez fizycznego księgowania środków.
Ad. 1
Tak.
Pytanie 2
Czy zamawiający wyraża zgodę na obsługę czeków gotówkowych w formie elektronicznej (bezpłatnej) zamiast wydawania blankietów czekowych?
Ad. 2.
Tak.
Pytanie 3
Czy zamawiający wyraża zgodę na dokonywanie wpłat gotówkowych otwartych własnych walucie PLN w Placówkach Poczty Polskiej na terenie całego kraju w miejsce dokonywania tych czynności w Oddziale Banku?
Ad. 3
Nie.
Pytanie 4
Czy zamawiający wyraża zgodę na dokonywanie wpłat gotówkowych otwartych obcych w walucie PLN w placówkach Poczty Polskiej na terenie całego kraju w miejsce dokonywania tych czynności w Oddziale Banku?
Ad. 4
Nie.
Pytanie 5
Prosimy o podanie średniej miesięcznej ilości wpłat otwartych własnych Zamawiającego miesięcznie na wszystkie rachunki.
Ad. 5
Brak.
Pytanie 6
Prosimy o podanie średniej miesięcznej ilości wpłat otwartych osób trzecich na rachunki Zamawiającego.
Ad. 6
Średnia miesięczna ilość wpłat otwartych osób trzecich na rachunki Zamawiającego wynosi około 83 sztuk.
Pytanie 7
Prosimy o podanie średniej miesięcznej ilości wpłat własnych Zamawiającego ze wszystkich rachunków? Jaka jest średnia kwota wpłaty?
Ad. 7
Brak.
Pytanie 8
Prosimy o podanie średniej miesięcznej ilości wpłat osób trzecich ze wszystkich rachunków zamawiającego? Jaka jest średnia kwota wpłaty?
Ad. 8
Średnia miesięczna ilość wpłat osób trzecich ze wszystkich rachunków Zamawiającego wynosi około 10 sztuk. Średnia kwota wypłaty to około 10 000,00 zł
Pytanie 9
Prosimy o podanie średniego salda osadów na rachunkach bankowych w ostatnich 12 miesiącach?
Ad. 9
Zamawiający wskazuje odpowiedź w Załączniku nr 1 – Formularz ofertowy w tabeli B, w kolumnie 5.
Pytanie 10
Prosimy o podanie średniego salda lokat na rachunkach bankowych w ostatnich 12 miesiącach
Ad. 10
Średnie saldo lokat na rachunkach bankowych w ostatnich 12 miesiącach wynosi około 6 000 000,00 zł.
Pytanie 11
Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający akceptuje do wpłat gotówkowych/wypłat gotówkowych własnych na drukach Bankowego Dowodu Wpłaty, a w zakresie wypłat elektroniczną dyspozycję wypłaty (elektroniczne czeki gotówkowe).
Ad. 11
Tak.
Pytanie 12
Prosimy o potwierdzenie, że w celu uregulowania warunków prawnych dla wykonania zamówienia, Zamawiający podpisze umowy na poszczególne produkty bankowe, na wzorze banku. Postanowienia zawieranych umów (np. rachunku bankowego itp.) będą zgodne ze Specyfikacja Warunków Zamówienia, Istotnymi Postanowieniami Umowy, oraz złożona przez Bank ofertą.
Ad. 12
Tak.
Pytanie 13
Prosimy o odstąpienie od konieczności złożenia wraz z ofertą wzoru umowy. Ze względu na złożoność treści zapytania, Wykonawca musiałby przedstawić kilka umów (np. umowa dotycząca rachunków bankowych, dyspozycja otwarcia rachunków ect). Wykonawca zobowiązuje się, że dostarczy wymagane do obsługi dokumenty w terminie 2 dni od dnia uznania jego oferty za najkorzystniejszą.
Ad. 13
Nie.
Pytanie 14
Prosimy o potwierdzenie czy Zamawiający dopuszcza złożenie oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej zamiast osobistego złożenia w siedzibie Gminy.
Ad. 14
Nie.
WÓJT GMINY NOWOSOLNA
Piotr Szcześniak
Łódź, dnia 10.06.2024 r.
Gmina Nowosolna
Adres: ul. Rynek Nowosolna 1
Miejscowość: 92 – 703 Łódź
NIP: 728-256-22-72
REGON: 472057780
Tel.: +48 42 616-45-00
Strona internetowa: https://www.gminanowosolna.pl/
E-mail:
Wykonawcy biorący udział
w postępowaniu ofertowym
Dotyczy: Zapytanie Ofertowe pn.: „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Nowosolna oraz jej jednostek organizacyjnych w okresie od 01.07.2024 r. do 31.12.2026 r.”
ODPOWIEDZI NA PYTANIA WYKONAWCÓW
Zamawiający poniżej udziela odpowiedzi na zadane przez Wykonawców pytania w zakresie opisu przedmiotu zamówienia.
Pytanie 1
Jakie jest łączne średnie saldo rachunków bankowych prowadzonych na rzecz Gminy oraz jednostek podległych?
Ad. 1
Zamawiający wskazuje odpowiedź w Załączniku nr 1 – Formularz ofertowy w tabeli B, w kolumnie 5.
Pytanie 2
Czy środki na rachunkach mogą być oprocentowane w oparciu o stawkę WIBOR 1M?
Ad. 2.
Tak.
Pytanie 3
Czy dopuszczacie Państwo kapitalizację miesięczną odsetek z oprocentowanych rachunków?
Ad. 3
Nie.
Pytanie 4
Czy akceptujecie Państwo inną formę dokonywania wpłat o podobnej charakterystyce co czeki?
Ad. 4
Tak.
Pytanie 5
Jaka jest średnia wartość wystawionego przez Państwo czeku?
Ad. 5
Średnia wartość wystawionego czeku wynosi około 400,00 zł.
Pytanie 6
Jaka jest średnia wartość wpłaty gotówki dokonywanej przez osoby trzecie na Państwa rachunki?
Ad. 6
Średnia wartość wpłaty gotówki dokonywanej przez osoby trzecie na rachunki Gminy wynosi około 500,00 zł.
Pytanie 7
Jaka jest średnia wartość wpłat gotówkowych własnych?
Ad. 7
Brak.
Pytanie 8
Jaka jest ilość wpłat gotówkowych dokonywanych na rachunki?
Ad. 8
Ilość wpłat gotówkowych dokonywanych na rachunki wynosi około 970 sztuk rocznie.
Pytanie 9
Ile średniomiesięcznie jest wpłat na indywidualne rachunki (płatności masowe) wartościowo i sztukowo?
Ad. 9
Średniomiesięcznie na indywidualne rachunki bankowe (płatności masowe) jest około 1 300 sztuk wpłat o wartości około 370 270,00 zł.
Pytanie 10
Czy zamawiający dopuszcza zawarcie jednej umowy z Gminą Nowosolna na obsługę bankową budżetu Gminy Nowosolna oraz jej jednostek organizacyjnych i na podstawie tej umowy otwierane będą rachunki bankowe dla poszczególnych jednostek organizacyjnych?
Ad. 10
Nie.
Pytanie 11
Prosimy o wyrażenie zgody na możliwość stosowania dyspozycji wpłaty składanej przez Zamawiającego lub innej formy dyspozycji w zamian za wydawanie blankietów czeków gotówkowych.
Ad. 11
Zamawiający wyraża zgodę na stosowanie dyspozycji wpłaty składanej przez Zamawiającego lub innej formy dyspozycji w zamian za wydawanie blankietów czeków gotówkowych.
Pytanie 12
Czy zamawiający wyraża zgodę na wprowadzenie w umowie klauzuli awaryjnej fallback w brzmieniu:
„ 1. W przypadku istotnej zmiany metody opracowywania wskaźnika referencyjnego, zgodnie z którym ustalane jest oprocentowanie środków pieniężnych na rachunku bankowym, zastosowany zostanie ten wskaźnik z uwzględnieniem istotnej zmiany. Za istotną zmianę uznaje się zmianę metody wyznaczania wskaźnika, którą administrator uznał i zdefiniował, jako istotną, zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1011 z dnia 8 czerwca 2016 r. w sprawie indeksów stosowanych jako wskaźniki referencyjne w instrumentach finansowych i umowach finansowych lub do pomiaru wyników funduszy inwestycyjnych i zmieniające dyrektywy 2008/48/WE i 2014/17/UE oraz rozporządzenie (UE) nr 596/2014 (z późniejszymi zmianami) lub innymi przepisami go zastępującymi; lub zgodnie z definicją i informacjami publikowanymi przez administratora w dokumentacji wskaźnika. W przypadku zmiany, która nie jest uznana przez administratora jako istotna zmiana metody opracowywania wskaźnika referencyjnego, stosuje się wskaźnik po tej zmianie.
2. W przypadku zaprzestania opracowywania i publikowania wskaźnika referencyjnego WIBOR/WIBID, zgodnie z którym ustalane jest oprocentowanie środków pieniężnych na rachunku bankowym, w jego miejsce zastosowany zostanie wskaźnik WIRON (Warsaw Interest Rate Overnight) (ISIN PL9999996603) publikowany i opracowywany przez administratora wskaźnika, którym na dzień [zawarcia umowy]/[wejścia w życie regulaminu] jest GPW Benchmark S.A. (https://gpwbenchmark.pl/) jako wskaźnik alternatywny.
3. W przypadku zaprzestania opracowywania i publikowania wskaźnika alternatywnego, o którym mowa w ust. 2, w jego miejsce zastosowana zostanie stopa depozytowa NBP, publikowana przez Narodowy Bank Polski.
4. W przypadku, gdy nie będzie wyznaczana stopa depozytowa NBP, do ustalania wysokości oprocentowania środków pieniężnych na rachunku bankowym, w jej miejsce przyjmowana będzie wartość 0,0001%, chyba że strony ustalą inaczej.
5. Nowa podstawa określania oprocentowania środków pieniężnych na rachunku bankowym, zgodnie z ust. 1-4, zostanie zastosowana niezwłocznie, lecz nie później niż 60 dnia roboczego liczonego od dnia zaprzestania opracowywania i publikowania dotychczasowego wskaźnika referencyjnego lub stopy depozytowej NBP – o ile będzie stosowana. Do tego momentu dotychczasowe oprocentowanie środków pieniężnych na rachunku bankowym nie ulegnie zmianie.
6. Bank poinformuje Posiadacza rachunku o istotnej zmianie metody opracowywania dotychczasowego wskaźnika referencyjnego, jak również o zaprzestaniu jego opracowywania i publikowania oraz zastosowaniu wskaźnika alternatywnego albo stopy depozytowej NBP do ustalania wysokości oprocentowania. W przypadku zastosowania wartości, o której mowa w ust. 4 do ustalania wysokości oprocentowania środków pieniężnych na rachunku bankowym, Bank zawiadomi o tym Posiadacza rachunku, a Posiadaczowi rachunku przysługiwać będzie uprawnienie do wypowiedzenia Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.”
Ad. 12
Tak.
Pytanie 13
Czy Zamawiający wyraża zgodę na kapitalizację odsetek na rachunkach w okresach miesięcznych oraz dopisywanie ich do salda rachunków na koniec miesiąca ?
Ad. 13
Nie.
Pytanie 14
Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający będzie składał przelewy elektroniczne, a przelewy papierowe składane będą jedynie w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej.
Ad. 14
Tak.
Pytanie 15
Jakie formaty stosuje Gmina i jednostki organizacyjne do importu danych z programów księgowych do systemu bankowości elektronicznej?
Ad. 15
Import danych z programów płacowych w formacie TXT
Pytanie 16
Prosimy o przykładową specyfikację pliku dotycząca płatności masowych.
Ad. 16
Zamawiający ze względu na ochronę danych osobowych nie może udostępnić specyfikacji pliku dotyczącą płatności masowych.
Pytanie 17
Prosimy o potwierdzenie, że w ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca nie będzie zobowiązany do dokonywania wypłat żadnych świadczeń gotówkowych na rzecz osób trzecich.
Ad. 17
Nie.
Pytanie 18
Prosimy o podanie następujących danych:
- rocznej lub miesięcznej ilości i wartości wpłat gotówkowych dokonywanych przez osoby trzecie z tytułu opłat, podatków i innych należności realizowanych na rzecz Gminy Nowosolna i wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Nowosolna. Prosimy o podanie również w jakich terminach następuje kumulacja wpłat.
- średniomiesięcznej ilości i wartości dokonywanych wpłat gotówkowych oraz wypłat gotówkowych własnych
Ad. 18
- roczna ilość wpłat gotówkowych dokonywanych przez osoby trzecie z tytułu opłat, podatków i innych należności realizowanych na rzecz Gminy Nowosolna i wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Nowosolna wynosi około 1 000 sztuk o wartości około 500 000,00 zł.
- brak.
Pytanie 19
Zamawiający przewiduje świadczenie przez Wykonawcę innych czynności bankowych, które zaistnieją w trakcie wykonywania zamówienia np. udzielanie gwarancji. Prosimy o odstąpienie od udzielania przez Wykonawcę w ramach bankowej obsługi budżetu gwarancji, ponieważ wymaga to podania przez Zamawiającego szczegółowych informacji, przedstawienia umowy jaka ma zabezpieczać gwarancja oraz uzyskania decyzji kredytowej. Prosimy o odstąpienie od tego wymogu.
Ad. 19
Zamawiający nie wyraża zgody.
Pytanie 20
Co Zamawiający rozumie poprzez przechowywanie depozytów ? Czy Zamawiający korzysta, korzystał z takiej usługi ?
Ad. 20
Zamawiający rozumie poprzez przechowywanie depozytów przechowywanie środków pieniężnych na rachunku bankowym w celu zabezpieczenia umów. Zamawiający korzysta i korzystał z takiej usługi.
Pytanie 21
Na chwilę obecną Bank realizuje szkolenia użytkowników oraz wsparcie przy instalacji oprogramowania w sposób zdalny (bez bezpośrednich wizyt w jednostkach). Podczas rozmowy (oprócz szkolenia z obsługi) użytkownik m.in. wykonuje pierwsze logowanie, generuje i aktywuje klucz podpisu. Po zakończonym kontakcie jest gotowy do pracy w systemie. Czy Zamawiający zaakceptuje takie rozwiązanie ?
Ad. 21
Nie.
Pytanie 22
Prosimy o informacje czy Zamawiający będzie prowadził rachunki tylko w PLN czy również w walutach obcych – jakich ?
Ad. 22
Zamawiający będzie prowadził rachunki tylko w PLN.
Pytanie 23
Prosimy o potwierdzenie, że oprocentowanie rachunków podawanych w ofercie dotyczy rachunków prowadzonych w PLN a rachunki w walutach obcych będą oprocentowane według zasad stosowanych w banku Wykonawcy.
Ad. 23
Oprocentowanie rachunków podawanych w ofercie dotyczy wyłącznie rachunków prowadzonych w PLN i nie dotyczy rachunków w walutach obcych.
Pytanie 24
Prosimy o potwierdzenie że przedmiot zamówienia nie obejmuje udzielania kredytu w rachunku bieżącym.
Ad. 24
Zamawiający potwierdza, że przedmiot zamówienia nie obejmuje udzielania kredytu w rachunku bieżącym.
Pytanie 25
Prosimy o wyrażenie zgody na złożenie oferty na wskazany adres e-mail. Oferta zostanie podpisana podpisem kwalifikowanym i zostanie zabezpieczona hasłem przesłanym odrębną wiadomością.
Ad. 25
Zamawiający nie wyraża zgody na złożenie oferty na wskazany adres e-mail.
Pytanie 26
Zwracamy się z prośbą o przedłużenie terminu składania ofert do 11.06.2024r.
Ad. 26
Zamawiający informuje, że nowy termin składania ofert zostaje określony na 14 czerwca 2024 r. do godziny 1200.
Pytanie 27
Prosimy o doprecyzowanie zapisu Formularza oferty zał. nr 1:
‘*Należy uwzględnić opłatę dla Gminy i jej jednostek organizacyjnych, która będzie stanowić sumę opłat od wszystkich jednostek. W załączeniu do tabeli A – Koszty opłaty stałej za obsługę bankową, proszę podać koszty obsługi dla poszczególnych jednostek. Cena może być różna dla poszczególnych jednostek organizacyjnych”,
Jak mamy zaprezentować koszty opłaty stałej za obsługę bankową poszczególnych jednostek organizacyjnych Gminy?
Ad. 27
Koszty opłaty stałej za obsługę bankową poszczególnych jednostek należy zaprezentować poprzez dołączenie do Tabeli A załącznika w formie papierowej, na której będą podane koszty obsługi dla poszczególnych jednostek. Zamawiający poniżej podaje ogólne dane o rocznych operacjach na rachunkach budżetu Gminy Nowosolna oraz pozostałych jednostek (oszacowane na podstawie 2023 roku).
|
| Urząd Gminy Nowosolna | Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Nowosolna | Zakład Gospodarki Komunalnej Gminy Nowosolna | Gminno Parkowe Centrum Kultury i Ekologii w Plichtowie | Szkoła Podstawowa im. Władysława Jagiełły w Starych Skoszewach | Szkoła Podstawowa im. Marii Konopnickiej w Lipinach | Gminna Biblioteka Publiczna Nowosolna | Razem |
| Liczba rachunków bankowych (szt.) | 51 | 14 | 4 | 5 | 3 | 6 | 2 | 85 |
| Liczba przelewów (szt.) | 5 671 | 1 778 | 1 178 | 610 | 4 306 | 2 205 | 252 | 16 000 |
| Czeki (szt.) | 40 | 3 | 3 | 0 | 0 | 2 | 15 | 63 |
| Stanowiska obsługi elektronicznej (szt.) | 6 | 4 | 1 | 3 | 2 | 1 | 1 | 18 |
Pytanie 28
Prosimy o wyjaśnienie na jakiej zasadzie ma następować zerowanie rachunków w pkt. I.9, czy automatycznie z dniem 31 grudnia każdego roku, czy też jedynie w tym dniu, lecz wyłącznie na podstawie wcześniejszych dyspozycji kierowników jednostek.
Ad. 28
Automatycznie w dniu 31 grudnia każdego roku zgodnie ze złożoną wcześniej dyspozycją kierowników jednostek.
WÓJT GMINY NOWOSOLNA
Piotr Szcześniak