z dnia 2 lipca 2026 r

1

Nazwa i adres kontrolowanego podmiotu

Gminno- Parkowe Centrum Kultury i Edukacji

2

Imię i nazwisko kontrolujących

1. Michał Nowacki - przewodniczący
2. Sylwia Koszada - członek
3. Jacek Królikowski - członek
4. Robert Włodarczyk - członek
5. Weronika Dziąg- członek

3

Data rozpoczęcia kontroli

Data zakończenia kontroli

02.07.2026 godz. 14:00

02.07.2026 godz. 16:30

4

Zakres przedmiotowy kontroli

1. Kontrola dotacji udzielonej z budżetu Gminy Nowosolna dla Gminno-Parkowego Centrum Kultury i Ekologii w Plichtowie w zakresie:

- przedłożenia wykazów uczestników poszczególnych zajęć wraz z listami obecności zawierającymi podpisy uczestników, potwierdzającymi liczbę osób biorących udział w zajęciach;

- przedstawienia aktualnych zakresów obowiązków pracowników oraz wykazu stanowisk pracy, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych po kontroli Najwyższej Izby Kontroli;

- ostatecznej weryfikacji liczby umów zlecenia zawartych w 2024 roku oraz wyjaśnienia rozbieżności pomiędzy danymi przedstawionymi podczas kontroli przeprowadzonej w 2025 roku (obejmującej rok 2024) a danymi przedstawionymi podczas kontroli przeprowadzonej w 2026 roku, obejmującej lata 2019–2025.

2. Sprawy różne.

Okres objęty kontrolą

styczeń - grudzień 2025

5

Imię i nazwisko kierownika kontrolowanego podmiotu

Monika Czubaczyńska - Szram

dyrektor Gminno Parkowego Centrum Kultury i Ekologii w Plichtowie

6

Przebieg kontroli

Komisja Rewizyjna otrzymała dokumenty opisowe przygotowane przez Panią Dyrektor GPCKiE. Jednocześnie Pani Dyrektor poinformowała, że listy obecności za 2025 rok zostały zutylizowane, co uniemożliwia ich bezpośrednią weryfikację. W związku z powyższym Komisja wskazuje na konieczność przeprowadzenia szczegółowej analizy tego obszaru podczas kontroli planowanej na 2026 rok.

Komisja rekomenduje również opracowanie i wdrożenie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA), regulującego zasady klasyfikacji dokumentacji oraz okresy jej przechowywania, w celu zapewnienia prawidłowego postępowania z dokumentacją w jednostce. Obecnie GPCKiE posiada jedynie dokument GDPR Risk Tracker – raport z analizy ryzyka, dokumentujący ocenę ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych oraz zastosowane środki zapewniające ich ochronę. Należy jednak podkreślić, że dokument ten nie stanowi zabezpieczenia danych, lecz potwierdza przeprowadzenie oceny ryzyka oraz opisuje wdrożone środki ochrony, zgodnie z wymaganiami RODO.

W wyniku weryfikacji zakresów obowiązków w odniesieniu do zmian wskazanych przez NIK stwierdzono, że zalecenia zostały uwzględnione i wdrożone. Nadal jednak występuje rozbieżność dotycząca nazwy stanowiska. W zarządzeniu nr 7/2025 Dyrektora Gminno-Parkowego Centrum Kultury i Ekologii w Plichtowie, w § 6 określającym strukturę organizacyjną, wskazano stanowisko „animator społeczności lokalnej”, natomiast w schemacie organizacyjnym widnieje stanowisko „animator społeczności kulturalnej”. Z wyjaśnień Pani Dyrektor wynika, że rozbieżność ma charakter omyłki pisarskiej i zostanie skorygowana.

Weryfikacja rozbieżności dotyczącej liczby umów zlecenia zawartych w 2024 roku wykazała, że wynika ona z odmiennej interpretacji zakresu umów objętych kontrolą. Podczas pierwszej kontroli uwzględniono wyłącznie umowy zlecenia zawarte z instruktorami, natomiast w kontroli obejmującej lata 2019–2025 wykazano wszystkie umowy zlecenia, niezależnie od ich przedmiotu i zakresu wykonywanych czynności.

Przeprowadzone czynności kontrolne, z uwagi na ich zakres i charakter, nie pozwalają na dokonanie pełnej i pogłębionej oceny funkcjonowania jednostki. W ocenie Komisji uzasadnione jest przeprowadzenie kompleksowego audytu wewnętrznego obejmującego analizę procesów organizacyjnych, finansowych oraz systemu zarządzania dokumentacją. Skala i złożoność funkcjonowania jednostki wskazują na zasadność zapewnienia wsparcia osoby posiadającej specjalistyczne kompetencje w zakresie audytu wewnętrznego, co umożliwi rzetelną ocenę procesów zachodzących w jednostce oraz identyfikację obszarów wymagających usprawnienia.

                                                                                                            Stwierdzone nieprawidłowości

Dowody potwierdzające ustalenia zawarte w protokole

Materiały przygotowane przez Dyrektor Gminno Parkowego Centrum Kultury i Ekologii w Plichtowie.

7

Data i miejsce podpisania protokołu

(dotyczy zespołu kontrolującego)

8

Podpisy kontrolujących z dnia 2 lipca 2026 r.

1. Michał Nowacki …………………………………………………….
2. Sylwia Koszada ……….…………………………………………….
3. Jacek Królikowski …………………………………………………..
4. Robert Włodarczyk ……….…………………………………………
5. Weronika Dziąg ……….…………………………………………….

7

Data i miejsce podpisania (otrzymania) protokołu

(dotyczy kierownika kontrolowanego podmiotu)

8

Podpis kierownika kontrolowanego podmiotu

lub

notatka o odmowie podpisani protokołu z podaniem przyczyn [1]*