Zarządzenie nr 0050.2.24.2025 Wójta Gminy Nowosolna z dnia 17 listopada 2025 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacji kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Nowosolna oraz zasad jej koordynacji i wyznaczenia koordynatora ds. kontroli zarządczej.

Zarządzenie Nr 0050.2.24.2025
Wójta Gminy Nowosolna

z dnia 17 listopada 2025 r.

w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacji kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Nowosolna oraz zasad jej koordynacji i wyznaczenia koordynatora ds. kontroli zarządczej.

Na podstawie art.68, art.69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz.1483) w związku z Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15 poz. 84), Komunikatem Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych
w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 2 poz. 11), Komunikatem Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF z 2012 r. poz. 56) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się Regulamin organizacji kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Nowosolna oraz zasad jej koordynacji, zwany dalej „Regulaminem”, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zobowiązuje się pracowników Urzędu Gminy Nowosolna do zapoznania się z treścią Regulaminu
i przestrzegania zapisów w nim zawartych.

§ 3. Wyznacza się Panią Marzenę Wilanowską do pełnienia funkcji koordynatora ds. kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Nowosolna.

§ 4.  Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Kierownikowi Referatu Organizacji i Kadr Urzędu Gminy Nowosolna

§ 5. Traci moc Zarządzenie Nr 25/0152/10 Wójta Gminy Nowosolna z dnia 31 grudnia 2010 r.
w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w urzędzie Gminy Nowosolna
i jednostkach organizacyjnych Gminy Nowosolna oraz zasad jej koordynacji i  Zarządzenie Nr 0050.1.66.2012 Wójta Gminy Nowosolna z dnia 31 grudnia 2012 r. w sprawie zasad i trybu zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy Nowosolna.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązywania od 1 czerwca 2026 r.

DOCXZarządzenie Nr 0050.2.24.2025.docx (29,33KB)
 

Załącznik do zarządzenia Nr 0050.2.24.2025
Wójta Gminy Nowosolna
z dnia 17 listopada 2025 r.

REGULAMIN ORGANIZACJI KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE GMINY NOWOSOLNA ORAZ ZASAD JEJ KOORDYNACJI

Przepisy ogólne.

§ 1. Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Nowosolna oraz ustalenia zasad koordynacji kontroli zarządczej.

§ 2. Użyte w niniejszym regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie:

1) kontrola – jest to czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania (procedurach), oraz sformułowaniu wniosków
i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki;

2) kontrola zarządcza – w jednostkach sektora finansów publicznych jest to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;

3) zalecenie pokontrolne – jest to polecenie podjęcia działania zmierzającego do usunięcia nieprawidłowości, niezgodności z normami prawnymi, regulaminami lub instrukcjami;

4) wniosek pokontrolny – jest to propozycja wprowadzenia zmiany w kontrolowanej jednostce, mająca na celu usprawnienie lub poprawę organizacji pracy;

5) Koordynator ds. kontroli zarządczej/Koordynator – jest to osoba wyznaczona przez Wójta do koordynowania procesu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Nowosolna;

6) procedury finansowe – są to procedury wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych
i z ustawy o rachunkowości oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń wykonawczych;

7) procedury okołofinansowe – są to procedury wskazane w innych niż finansowe aktach prawnych regulujących prace samorządu.

                                                     Organizacja kontroli zarządczej.

§ 3. Każdy kierownik komórki/jednostki organizacyjnej Gminy Nowosolna zobowiązany jest do opracowania w formie pisemnej i bieżącego uaktualniania:

1) procedur finansowych,

2) procedur okołofinansowych.

§ 4. Kontrolę zarządczą sprawowaną przez Wójta w Urzędzie Gminy Nowosolna stanowią również:

1) kontrola instytucjonalna realizowana przez RIO oraz NIK, w sytuacji kiedy prowadzi działania kontrolne na zlecenie organu wykonawczego samorządu gminy,

2) kontrola finansowa sprawowana przez skarbnika gminy oraz głównych księgowych jednostek organizacyjnych gminy,

3) kontrola funkcjonalna sprawowana przez urzędników wyznaczonych do realizacji powierzonych zadań (np. nadzór budowlany, nadzór inwestorski),

4) kontrola zarządcza sprawowana przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

5) kontrola wewnętrzna i zewnętrzna, sprawowana przez urzędników wymienionych w §10 niniejszego regulaminu,

6) samokontrola.

§ 5. Celem kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Nowosolna jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2) skuteczności i efektywności działania,

3) wiarygodności sprawozdań,

4) używania zasobów w sposób oszczędny i przynoszący pożytek oraz ich zabezpieczenie i ochrona,

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6) osiągnięcia efektywnego i skutecznego przepływu informacji,

7) bieżącego identyfikowania i monitorowania ryzyk związanych z realizacją zadań i osiąganiem celów oraz ustalanie i podejmowanie reakcji na ryzyko

§ 6. Kontrola zarządcza powinna być:

1) adekwatna – to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej,

2) skuteczna – to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń pokontrolnych, bądź wniosków pokontrolnych,

3) efektywna – to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych celów.

§ 7. Podstawowe funkcje kontroli zarządczej to:

1. Sprawdzanie czy wydatki publiczne są dokonywane:

a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

– uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

– optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,

b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,

2. Porównanie stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami.

3. Ocenianie prawidłowości pracy.

4. Wydawanie zaleceń pokontrolnych i wniosków pokontrolnych.

§ 8. Etapy postępowania kontrolnego, niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu, obejmują:

1) porównanie stanu faktycznego (efektu) z założeniami oraz ze stanem określonym w normach prawnych, technicznych, regulaminach i instrukcjach postępowania,

2) ustalenie nieprawidłowości,

3) ustalenie przyczyn nieprawidłowości (obiektywnych – niezależnych od działania komórki organizacyjnej/jednostki kontrolowanej, subiektywnych – zależnych od jej działania),

4) sformułowanie wniosków pokontrolnych i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów,

5) omówienie wyników kontroli z kierownikiem kontrolowanej  komórki organizacyjnej/jednostki  lub z pracownikiem na samodzielnym stanowisku.

§ 9. 1. Kontrola zarządcza zewnętrzna (w podległych jednostkach organizacyjnych gminy) może być prowadzona jako:

a) kompleksowa – obejmująca całokształt zadań statutowych kontrolowanej jednostki, może być zlecana tylko przez Wójta ,

b) problemowa – obejmująca wybrane zagadnienia w jednej lub kilku kontrolowanych jednostkach,

c) doraźna – rewizja, inspekcja, wynikająca z bieżącej pilnej potrzeby sprawdzenia stanu faktycznego, prowadzona w różnych kierunkach,

d) sprawdzająca – stosowna do potrzeb, obejmująca ocenę stopnia realizacji zaleceń pokontrolnych i wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku uprzednio prowadzonych kontroli;

2. Kontrola zarządcza wewnętrzna obejmuje zakres wskazany w ust.1, a dotyczy głównie Urzędu Gminy Nowosolna, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Przy analizowaniu kosztów funkcjonowania komórek organizacyjnych urzędu i jednostek organizacyjnych gminy (koszty energii elektrycznej, cieplnej, wody, wywozu nieczystości, kosztów sprzątania itp.) można łączyć zakres kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.

§ 10. Kontrolę zarządczą zewnętrzną i wewnętrzną sprawowaną przez Wójta wykonywać mogą również:

1) Zastępca Wójta

1) Sekretarz,

2) Skarbnik,

3) pracownicy urzędu na polecenie osób wymienionych w pkt 1, 2, po pisemnym upoważnieniu przez Wójta,

4) podmioty zewnętrzne (również osoby fizyczne) na zasadzie zawarcia umowy cywilnoprawnej, upoważnione do tego przez Wójta.

Narzędzia kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Nowosolna.

§ 11. Środowisko wewnętrzne systemu kontroli.

Środowisko wewnętrzne kontroli jest podstawą dla pozostałych elementów kontroli zarządczej.

Standardy w tym zakresie to:

1) przestrzeganie wartości etycznych - Pracownicy urzędu działają w oparciu o zasady osobistej i zawodowej uczciwości, powinni być świadomi wartości etycznych obowiązujących w Urzędzie Gminy Nowosolna. Pracownicy powinni mieć świadomość konsekwencji, w przypadku nieetycznego zachowania lub działań niezgodnych z prawem. Każde zauważone nieetyczne zachowanie pracownika powinno zostać niezwłocznie zgłoszone Wójtowi lub Zastepcy Wójta lub Sekretarzowi.

2) kompetencje zawodowe - Zatrudnieni pracownicy urzędu posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im skutecznie i efektywnie wykonywać powierzone zadnia. Zatrudnianie nowych pracowników odbywa się poprzez wybór najlepszego kandydata. Każdy z pracowników ma możliwość brania udziału w szkoleniach, celem pogłębiania wiedzy i umiejętności zawodowych na zajmowanym stanowisku. Każdy pracownik w sposób ciągły doskonali swoje umiejętności i na bieżąco analizuje zmiany w przepisach celem prawidłowej realizacji powierzonych zadań poprzez dostęp do Internetu i aktualnych przepisów prawa.

3) struktura organizacyjna – Struktura organizacyjna jest załącznikiem do regulaminu organizacyjnego. Regulamin organizacyjny jak i struktura organizacyjna powinna być znana wszystkim pracownikom. Na bieżąco powinny być wprowadzane zmiany w zakresach czynności, potwierdzone przez pracownika przyjęciem do wiadomości w zakresie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

4) delegowanie uprawnień – Wójt może przekazać uprawnienia (upoważnienia) dla pracowników do podpisywania niektórych dokumentów np. podpisy na fakturach VAT, decyzje w sprawie wymiaru podatków, upomnienia, tytuły wykonawcze i inne w zastępstwie. Przy przekazywaniu uprawnień należy przestrzegać przepisów ustawy o finansach publicznych i ustawy o rachunkowości i dokładnie określić zakres uprawnień pracownika.Każde upoważnienie powinno być rejestrowane. Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem. 

§ 12. Cele i zarządzanie ryzykiem.

Osiągnięcie celów wynikających z realizacji zadań Urzędu Gminy Nowosolna wiąże się z ryzykiem.

Zarządzanie ryzykiem w Urzędzie Gminy Nowosolna prowadzone jest zgodnie z Komunikatem nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem Zarządzanie ryzykiem ma na  celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów, wykonania planowanych do realizacji działań.

W tym celu:

1. W Urzędzie do 15 listopada każdego roku opracowuje się roczny budżet, który jest podstawą działalności finansowej dla pracowników.

Pracownicy urzędu w trakcie roku obrachunkowego na bieżąco otrzymują informację w sprawie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zadań na swoim stanowisku i na bieżąco dokonują analizy realizacji planu. Monitorowanie zadań i ocena ryzyka na bieżąco prowadzona jest przez kierowników komórek organizacyjnych i pracowników na samodzielnych stanowiskach, w zakresie wykonywanych zadań. Skarbnik gminy przedstawia Wójtowi i omawia minimum dwa razy w roku, w formie ustalonej z Wójtem, informację z wykonania przyjętego budżetu  wskazując na zagrożenia wykonania strony dochodowej i możliwości realizacji wydatków.
W przypadku wystąpienia prawdopodobieństwa ryzyka dokonuje się analizy i dostosowuje realizację zadań do możliwości finansowych gminy. Może to być wycofanie się z realizacji zadania, ograniczenie realizacji do części zadania, lub dokonanie przeniesień w planie finansowym i realizowanie zadania bez ryzyka.

Realizację zadań podległych jednostek organizacyjnych ocenia się na podstawie miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych sprawozdań budżetowych.

Informacje z realizacji zadań jednostki organizacyjne gminy mają obowiązek przedstawiać Wójtowi na każde żądanie co daje możliwość oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka działalności zadań danej jednostki i na bieżąco można oceniać czy ryzyko jest do zaakceptowania, czy kierownik jest w stanie, pomimo trudności, zrealizować swoje zadania, czy niezbędna jest pomoc ze strony gminy.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach zobowiązani są, do końca listopada każdego roku, przekazać Koordynatorowi plany działalności na rok następny(zgodnie ze wzorem w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 września
2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania).

3. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach zobowiązani są  do 15 marca każdego roku  przekazać Koordynatorowi informacje o stanie realizacji przypisanych celów i zadań za rok poprzedni.

4. Cele Urzędu Gminy Nowosolna oraz mierniki celów na kolejny rok określa corocznie ustalony plan działalności.

5. Cele dodatkowe lub uzupełniające mogą być ocenione w sposób doraźny, na polecenie Wójta, przez kierownika komórki organizacyjnej lub pracownika na samodzielnym stanowisku, do których należy ryzyko.

§ 13. Identyfikacja, szacowanie ryzyka i reakcja na ryzyko w Urzędzie Gminy Nowosolna

Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez identyfikację i analizę ryzyka oraz poprzez reakcję na ryzyko.

1. Identyfikacja ryzyka

1. Identyfikacja ryzyka polega na określeniu ryzyk przy każdym ze wskazanych w planach działania zadań. Identyfikację ryzyk przeprowadza się:

a) okresowo, przynajmniej raz w roku w sposób udokumentowany,

b) na bieżąco, jako element rutynowego działania pracowników.

Zidentyfikowane ryzyka umieszcza się w rejestrze ryzyk. O formie rejestru decyduje Kierownik urzędu lub osoba przez niego wyznaczona.

2. Identyfikacja ryzyk jest przeprowadzana na etapie planowania działalności jednostki na dany rok. O organizacji pracy w ramach identyfikacji ryzyka decyduje Kierownik Urzędu lub osoba przez niego upoważniona. Dopuszcza się wszelkie możliwe formy pracy, w szczególności indywidualne i grupowe. Sposób pracy nad identyfikacją ryzyka powinien zostać dobrany do specyfiki pracy osób realizujących to zadanie i uwzględniać kryteria adekwatności, skuteczności i efektywności.

3. Raz w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyk w odniesieniu do ustalonych celów. Kierownicy komórek organizacyjnych  oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach, zobowiązani są do końca stycznia każdego roku sporządzić wykaz zidentyfikowanych ryzyk, wraz z miernikami, właścicielami ryzyka, prawdopodobieństwem jego wystąpienia i z oceną wysokości skutków jego wystąpienia.
O formie wykazu decyduje Kierownik urzędu lub osoba przez niego wyznaczona.

Osoby dokonujące identyfikacji ryzyk biorą pod uwagę czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, do których zalicza się w szczególności:

Załącznik Nr. 1 do Regulaminu organizacji kontroli zarządczej

w Urzędzie Gminy Nowosolna

oraz zasad jej koordynacji

PLAN

KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W URZĘDZIE GMINY NOWOSOLNA

I INNYCH KOMÓRKACH ORAGANIZACYJNYCH GMINY NOWOSOLNA

na rok …………………..

Załącznik Nr. 2 do Regulaminu organizacji kontroli zarządczej

w Urzędzie Gminy Nowosolna

oraz zasad jej koordynacji

   UPOWAŻNIENIE NR.........................................................

Działając na podstawie Zarządzenia Nr 0050.2.24.2025 r. Wójta Gminy Nowosolna z dnia17 listopada 2025 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacji kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Nowosolna oraz zasad jej koordynacji i wyznaczenia koordynatora ds. kontroli zarządczej.

Upoważniam: ...........................................................................................................……………………

                                                                   (imię i nazwisko)

.

zatrudnionej/ego w Urzędzie Gminy Nowosolna na stanowisku

......................................................................................................................................……………../*

                                                                 (stanowisko służbowe)

b) ............................................................................................................................................................./*

                    (podmiot gospodarczy lub osoba fizyczna działająca na zlecenie w formie umowy cywilno–prawnej)

                    do przeprowadzenia kontroli ...............................................................................................................
                                            (rodzaj kontroli: kompleksowa, doraźna, problemowa, sprawdzająca)

w.............................................................................................................................................................

                                                      (pełna nazwa komórki/ stanowiska podlegającej kontroli)

w zakresie: ..................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................

Termin rozpoczęcia przeprowadzenia działań kontrolnych i orientacyjny termin ich

zakończenia: ………………..................................................................................................

Upoważnienie wydaje się na czas prowadzenia kontroli.
Upoważnienie niniejsze nie upoważnia do udzielania dalszych upoważnień i może zostać odwołane w każdej chwili.
Upoważnienie wydaje się w… jednobrzmiących egzemplarzach, …..dla upoważnionej/ego i …..dla upoważniającego.

/* – wypełnić właściwe

                                                                                                                                                        ..........................................

                                                                                                                     podpis Wójta